Как подтвердить расходы на электронные пассажирские билеты
В письме от 04.02.2009 № 03-03-07/3 Минфин России разъяснил, какими документами для целей налогового учета могут быть подтверждены расходы на приобретение электронных пассажирских билетов для проезда командированных работников организации к месту командировки и обратно.
Финансисты считают, что при приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории РФ и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном БСО (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134, п. 2 приказа Минтранса России от 23.07.2007 № 102).
Перечисленные документы напрямую подтверждают факт расходов командированного работника на проезд. Но электронные билеты были введены в российскую практику авиа- и железнодорожных перевозок недавно - всего-то чуть более года назад, и зачастую на руках у командированных работников на руках не остается ничего, кроме распечатки электронного билета и/или посадочного талона. Чиновники Минфина России считают, что даже в такой ситуации (когда приобретение билетов подтверждено лишь косвенно) расходы на проезд командированного лица можно учесть в налоговом учете. Правда, для обоснования транспортных расходов кроме распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки), необходимы:
- документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку и проживание за границей;
- иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке.
Отметим, что Минфин России и раньше высказывал мнение о том, что при приобретении билетов в бездокументарной форме (в частности, авиабилетов) для признания расходов в целях налогообложения прибыли оправдательными документами являются посадочный талон и распечатка электронного документа - авиабилета (письмо Минфина России от 07.07.2007 № 03-03-06/4/99). Не требуя при этом, однако, наличия других документов, в том числе подтверждающих направление сотрудника в командировку и удостоверяющих его пребывание в командировке.
В ходе проверок налоговики особенно тщательно проверяют полноту и правильность заполнения документов, подтверждающих расходы организации на командировки работников. Подробнее о действующем порядке оформления командировок работников (как зарубежных, так и внутрироссийских) можно узнать здесь.
